Uitleg over de verschillende opties
In het Hellorider platform kun je een maandelijkse import instellen. Ga naar Instellingen en kies het tabblad Rapportage om de maandelijkse export te activeren.
Gedurende de maand een tussentijdse export nodig? Kies onder Werknemers Contractoverzicht voor de rode button onderaan het overzicht (Exporteer naar Excel of Exporteer naar CSV).
In het tabblad Rapportage vindt je de instellingen voor de periodieke export en voor de specifieke AFAS export. De AFAS export leggen we verder uit op de pagina Hoe werkt de AFAS importbestand functie?
Periodieke rapportage
Hiermee zet de functie aan of uit. Als de functie uit staat ontvang je geen maandelijkse e-mail, maar kun je altijd handmatig overzichten downloaden via de rode knoppen. Als de functie aan staat, ontvang je maandelijks een bericht met een versleutelde downloadlink om het overzicht te downloaden.
Rapporteer enkel contracten die zijn gestart of geëindigd sinds de vorige rapportage
Als deze optie uitstaat bevat het overzicht maandelijks alle contracten, ongeacht de status. Dus ook werknemers die enkel zijn uitgenodigd of waarvan de bestelling is geannuleerd. Als deze optie aan staat, krijg je in het overzicht enkel de contracten die in de periode na de vorige rapportage zijn gestart of geëindigd, oftewel de mutaties. Dit is handig voor de salarisadministratie, want dit zijn de contracten waarvoor waarschijnlijk aanpassingen in de payroll gedaan moeten worden.
Dag van de maand
Hier kies je een dag (1 t/m 28) van de maand waarop de rapportage wilt ontvangen. Kies je bijvoorbeeld voor '15' dan ontvang je iedere 15e van de maand de e-mail met de downloadlink.
Rapportage bestandstype
Hier maak je een keuze tussen Excel (.xlsx) of CSV (.csv). Afhankelijk van of je het bestand gebruikt om elders te importeren kan dit wat werk schelen rondom het converteren van het bestand.
E-mailadres extra ontvanger rapportage
Standaard ontvangen het e-mailadres en de additionele e-mailontvangers op het tabblad Bedrijfsgegevens deze maandelijkse rapportage:
Wil je dat de e-mail ook verstuurd wordt naar een externe Payroll partner die verder geen andere mails uit het platform moet ontvangen? Dan kun je deze in dit veld invoeren. Deze ontvangt dan dus enkel de maandelijkse rapportagemail en geen andere e-mails.
Een voorbeeld van het gegenereerde bestand kun je hier downloaden.
Gebruiken jullie AFAS, dan kan ook een specifiek AFAS import bestand gegenereerd worden. Klik hier voor meer informatie.