Hoe werkt de AFAS importbestand functie?

Uitleg over het activeren en gebruiken van AFAS importbestanden

Voor werkgevers die AFAS gebruiken voor payrolling heeft Hellorider een extra rapportage ontwikkeld. Indien deze wordt geactiveerd stuurt Hellorider maandelijks een mail naar de salarisverwerker, met daarin een CSV bestand dat eenvoudig in AFAS kan worden geïmporteerd.

Instellingen

Het AFAS importbestand kent een viertal instellingen, naast de activatie. Hier onder zie je de instellingen zoals je deze terugvindt in jouw beheeromgeving (Instellingen > Rapportage).

Instellingen AFAS importbestand

  • Dag van de maand - Hier stel je de dag van de maand in waarop Hellorider het bestand moet versturen.
  • E-mailadres - Hier stel je de ontvanger van het bestand in.
  • Salariscomponent - Looncomponenten in AFAS hebben een nummer. In het bestand zet Hellorider voor elke medewerker twee componenten: één voor de bijtelling en één voor inhouding salaris (als de werkgeversbijdrage kleiner is dan de leaseprijs). Bij salariscomponent vul je het nummer in voor de component die het salaris inhoudt.
  • Bijtellingscomponent - Dit is het nummer voor de rekencomponent van de bijtelling. In de AFAS CAO componenten is dit 2427.

Belangrijk: voordat je deze functionaliteit activeert is het zaak dat je alle contracten voorziet van een Gebruikersreferentie. Deze referentie moet gevuld zijn met het medewerkersnummer uit AFAS. Indien deze niet of niet juist is gevuld, gaat het importeren mislukken. Mocht je het bestand ontvangen met lege of onjuiste werknemersnummers, dan kun je deze handmatig aanvullen in het bestand. Om te achterhalen om welke medewerker het gaat, kijk je naar de startdatum en de fiscale waarde.

Instellingen in AFAS

Voordat je gaat importeren kan het zijn dat je de componenten nog moet configureren. Componenten hebben namelijk meerdere parameters en je moet AFAS vertellen welke parameter gebruikt moet worden tijdens het importeren. Voor de bijtelling heb je bijvoorbeeld een percentage en fiscale waarde nodig. Het percentage staat echter standaard vast op 7%. We willen dus de fiscale waarde importeren. Ga naar HRM > Organisatie > CAO en open de Basis CAO. Zoek de bijtellingscomponent (2427) en open deze. Onder Algemeen kun je nu het Veld voor import instellen. Kies daar de Cataloguswaarde fiets (zie onderstaand screenshot).

Afhankelijk van de component die je gebruikt voor het inhouden van salaris (een bestaande CAO component of een eigen component) zou het kunnen zijn dat je daar ook nog instellingen voor wilt doen. Bijvoorbeeld of de component rekening moet houden met parttime dienstverbanden (percentage toepassen). Dit is vaak niet het geval, dus zul je deze parameter standaard op Nee willen zetten.

Importinstellingen

Wanneer je een import doet, moet je een aantal instellingen doen (scheidingsteken in de CSV, decimaalteken in de CSV, mapping tussen CSV kolommen en AFAS kolommen, etc.). Om dit makkelijker te maken biedt Hellorider een importdefinitie aan, waarin deze instellingen al zijn verwerkt. Deze importdefinitie kun je hier downloaden.

Import uitvoeren

  • Zodra je het bestand ontvangt ga je het importeren in AFAS. Indien je dit handmatig wilt doen, kies je voor HRM > Beheer > Import medewerker Payroll > Looncomponent.
  • Kies voor Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand) of maak zelf een nieuwe definitie aan. Kies het bestand wat je hierboven hebt gedownload en voltooi de stap.
  • Kies nu voor Import via bestaande definitie en/of wijzigen bestaande definitie.

  • Kies de zojuist geïmporteerde definitie (Hellorider - Fietslease - Looncomponenten).
  • Kies nu onder Bestand om te importeren het bestand uit de mail. Het bestand met afgekeurde regels bepaal je zelf. Bestandstype en Bestandsopties staan al juist ingesteld.
  • Kies Volgende. In het overzicht zie je nu de rijen uit het bestand (onderaan) en de mapping (bovenaan). 
  • Controleer de gegevens en kies Volgende. Je wilt geen script gebruiken dus kies nogmaals Volgende. Nu kom je op een stap waarin je de importdefinitie kunt updaten (naam en instellingen). Kies Volgende.
  • Je komt nu op een overzicht van de uit te voeren acties. Onderaan vind je een Controle knop. Voer de controle uit om te kijken of de definitie en data juist zijn.
  • Zo ja, klik op Voltooien om de import uit te voeren.

Volledig automatiseren

Alhoewel we adviseren om altijd het bestand goed te controleren op correctheid en volledigheid alvorens het handmatig te importeren, is volledig automatiseren ook mogelijk. Vraag dit na bij jouw AFAS applicatiebeheerder of IT beheerder. In de basis zijn er twee dingen voor nodig:

  • Software om automatisch attachments uit e-mails op te vangen en te verplaatsen naar een server.
  • De AFAS command line tool om de import uit te voeren. Op de site van AFAS lees je hier meer over.