Stappenplan voor lancering fietsplan

Zodra je in jullie werkgeversportaal komt, zijn er nog maar een paar stappen om jullie vernieuwde fietsplan goed te lanceren. 

 
Stap 1: Voeg een gebruiker toe.  

• Hier kan je andere gebruikers toevoegen. Dit zijn andere collega’s die (ook) toegang moeten krijgen tot het werkgeversportaal. Zodra je toegang hebt gegeven, hebben je collega's ook alle rechten, zoals het aanpassen van de (budget) instellingen en bedrijfsvoorwaarden, het goedkeuren van offertes en downloaden van de salarisexport.  
  
  

Stap 2: Stel de standaard budgetinstellingen in 

• Hier kan je de standaard budgetinstellingen aanpassen die gelden voor jullie organisatie. Betaal jij als werkgever de gehele maandelijkse leasebedragen, ga je geen werkgeversbijdrage doen, of ga je een gedeelte bijdragen als werkgever. Zie hieronder wat de meeste werkgevers doen.  

 
De meeste werkgevers kiezen dus voor een vaste bijdrage van 50 euro, alles boven deze 50 euro is voor rekening van de medewerker en wordt met het bruto salaris voor de duur vast de leaseperiode verlaagd. Een voorbeeld: de maandelijkse leasefactuur is 115 euro per maand, de werkgeversbijdrage is 50 euro. De medewerker betaald 65 euro uit zijn/haar brutosalaris en heeft hierover wel een bruto-netto voordeel 

Daarnaast kan je een maximale leaseprijs per maand invullen. Medewerkers kunnen dan geen fiets uitkiezen boven dit maandbedrag. De leaseprijzen kan je terugvinden in de online calculator van de leasemaatschappij via wie jullie leasen. Deze zijn te vinden op de websites van de leasemaatschappijen. De prijzen in deze online calculator zijn inclusief BTW.  

Stap 3: Documenten uploaden 

Er zijn 2 documenten die jullie specifiek kunnen maken voor jullie organisatie. De leasefietsregeling en het (werknemers) informatiepakket. Deze documenten komen terug in het digitale proces.  

• Leasefietsregeling 

Dit is een template die je als bedrijf kan gebruiken om een goede fietslease regeling te lanceren. In deze regeling staan onder andere zaken over (1) wie mag er mee doen (2) wat is de vergoeding vanuit de werkgever (3) wat gebeurt er als je uit dienst gaat en (4) hoe wordt er omgegaan met de reiskostenvergoeding qua herinvestering. Zodra dit document door jullie is geüpload, zal de medewerker tijdens het bestellen akkoord moeten gaan met jullie regeling. Deze wordt nagestuurd naar de medewerker. Daarnaast zal een kopie worden opgeslagen bij de start van het contract in jullie eigen werkgeversportaal. Wij adviseren om eerst dit document te uploaden voordat je het vernieuwde fietsplan communiceert aan de werknemers. 

• Informatiepakket 

Het informatiepakket is bedoeld als eerste introductie van jullie fietsplan en de leasemaatschappij heeft hier een template voor gemaakt. De medewerkers krijgen dit document te zien als bijlage in de uitnodigingsmail om de fiets te bestellen. 

Stap 4: Voeg e-mail domeinen toe / werknemers uitnodigen 

Hier kan je jullie specifieke registratiepagina vinden. Een medewerker kan zichzelf hiermee uitnodigen/aanmelden om een fiets te bestellen. Plaats de link in combinatie met bijvoorbeeld het informatiepakket en fietsleaseregeling op jullie eigen intranet, zodat alle informatie beschikbaar is voor jullie medewerkers. Wil je dat medewerkers alleen via een zakelijk e-mailadres een uitnodiging ontvangen, vul dan ook de domeinnaam in van jullie bedrijf (www.domeinnaam.nl). Het voordeel van het verspreiden van deze registratiepagina is dat medewerkers zichzelf kunnen uitnodigen. Je krijgt als werkgever een bericht zodra dit door een medewerker is gedaan. Deze manier wordt gebruikt als voor iedereen dezelfde budgetinstellingen gelden.  

Wil je je medewerkers meteen op de hoogte stellen van het nieuwe fietsplan, dan kan je ook een aankondigingsmail sturen. Je kan hieronder een concept aankondigingsmail hier vinden. Kopieer dan je de link dan de registratiepagina in deze mail. 

Stap 5: Nodig een eerste medewerker uit 

Het is mogelijk om op drie manieren medewerkers uit te nodigen: 

1. Per persoon. Dit kan via de knop ‘werknemer uitnodigen’ 

1. In bulk. Dit kan via de knop ‘werknemers importeren’ 
   Deze optie is handig om iedereen tegelijk uit te nodigen of bijvoorbeeld verschillende werknemer populaties met verschillende voorwaarden. 

1. Via een unieke registratielink. Deze link is te vinden onder ´Instellingen´ => ‘werknemers uitnodigen’ Hier nodigen de medewerkers zichzelf uit door de persoonsgegevens in te vullen (meest gebruikt) 
   
   

Stap 6: Configureer jouw maandelijkse rapportage 

Wij generen op basis van de fietskeuze van de medewerker, de werkgeversbijdrage en eventueel het vastleggen van reisdagen met de fiets, een rapportage voor jullie salarisadministratie. Deze kan je aanzetten via de schuif periodieke rapportage. Als je alleen de nieuw gestarte contracten of geëindigde contracten krijgen in jullie rapportage, dan kan je dit ook hier instellen. De meeste organisaties verwerken de mutaties voor de salarissen 1 keer per maand en stellen de dag van de maand van ontvangst van de rapportage in tussen de 15de en 20de van de maand. Wil je dat jullie salarisadministratie deze direct krijgt, voeg dan ook hier het e-mailadres in van de deze extra ontvanger. Jij als gebruiker krijgt deze rapportage ook altijd. Naast de maandelijkse rapportage krijg je als gebruiker ook een bericht van een gestart contract. Wil je dat de salarisadministratie of andere collega's ook deze berichten krijgen, dan kan je via instellingen-> bedrijfsgegevens een additionele e-mailontvanger toevoegen.  

Verwerking in de salarisadministratie. 

Er zijn 2 mutaties die gedaan moeten worden. De bijtelling privégebruik (als rekencomponent) of bijtelling privégebruik fiets. In onze rapportage kan je fiscale waarde en de maandelijkse bruto bijtelling vinden. Daarnaast voeg je een looncomponent inhouding brutoloon toe. Dit het leasebedrag per maand -/- de werkgeversbijdrage. Beide laat je ingaan op de inzetdatum en voor 36 maanden. Omdat er bijtelling van toepassing is, je de fiets ter beschikking stelt en er geen eigendomsoverdracht is naar de medewerker, valt dit buiten de vrije ruimte van de WKR 

Stap 7: Stel product uitsluitingen in 

Hier kan je merken of categorieën fietsen uitsluiten. Standaard staat alles aan. 

Stap 8: Gebruik fiets registreren

Wil je een afspraak maken met je medewerker over het gebruik van de leasefiets. Dan kan je die hier aanzetten. Dit wordt vooral gedaan als een medewerker een vaste netto reiskosten vergoeding krijgt onder de 214 dagen regeling. De medewerker krijgt dus elke maand eenzelfde vergoeding.

De medewerker geeft dan aan tijdens de bestelling hoe vaak de leasefiets gebruikt gaat worden voor woon-werk werk verkeer. Over deze dagen zal je geen onbelaste netto reiskosten meer kunnen vergoeden als werkgever. In de praktijk wordt deze inhouding wel weer teruggegeven aan de medewerker door de waarde van deze inhouding als maandelijkse werkgeversbijdrage op de leasekosten weer terug te investeren. Hierdoor betaalt de medewerker minder leasekosten.

Op deze manier verminder je de administratieve lasten als werkgever en stimuleer je de medewerker om de fiets te gaan gebruiken voor woon-werk verkeer. Wil de medewerker weten wat het effect hiervan is? Dan kan via de werknemerscalculator door de afspraak in te vullen bij Reiskosten meenemen in berekening

 Let op: de afspraak moet wel realiteitswaarde blijven behouden. Bij verhuizing bijvoorbeeld of structurele afwijkingen gedurende een periode, zal dit aangepast moeten worden. Incidentele afwijkingen zijn toegestaan.

Lees meer hierover via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2023/02/06/kamerbrief-over-toezegging-administratieve-lasten-fiets-van-de-zaak