Hoe declareer ik werkbonnen voor onderhoud en reparaties?

Een rider komt voor onderhoud of een reparatie. Dit is wat je moet doen.

Onderhoud en reparaties declareren is heel eenvoudig bij Hellorider. Je gebruikt hiervoor de Werkbonnen module. Een aantal belangrijke zaken, voordat je begint:

1. Wanneer de klant in jouw winkel komt is het belangrijk om te controleren of deze klant wel recht heeft op onderhoud of een reparatie. Het leasecontract kan immers zijn afgelopen.

2. Het is zaak om te vragen wat de aanleiding voor het bezoek van de rider is. Komt de rider voor een geplande onderhoudsbeurt, schadeherstel na een ongeluk of voor een generieke reparatie (een garantiegeval danwel het vervangen van een slijtage onderdeel zoals banden of remblokken).

3. Indien het bedrag hoger is dan 'verwacht' zet het Hellorider systeem de werkbon automatisch in de wacht, totdat een Hellorider medewerker deze goedkeurt of afkeurt. Bij afkeuring zal de medewerker altijd aangeven waarom. Maak dus altijd eerst de werkbon aan, voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat. Dit voorkomt dat je werk doet wat later niet meer te declareren is.

In het algemeen geldt dat het ons gezamenlijke doel is om de fiets zo goed mogelijk te onderhouden gedurende het leasecontract (vaak 36 maanden). Hierbij focussen we op de structurele en technische staat van de fiets.

Twijfel je of heb je hulp nodig? Chat, bel of mail ons. Nieuwe systemen zijn altijd even wennen. Daarnaast horen wij graag jouw feedback om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken!

Stap 1: Contract checken en een nieuwe werkbon aanmaken

Ga naar Werkbonnen en klik op Werkbon toevoegen. Je krijgt nu een een zoekveld waarin je het framenummer kan scannen of typen:

Druk op Zoek. Het systeem geeft nu aan of er een contract gevonden is en of het contract nog niet verlopen is. Wanneer een contract verlopen is, maar de rider wel graag onderhoud wilt laten plegen, dan kan dat natuurlijk. Echter, dit gaat buiten Hellorider om. Wanneer het contract geldig is, zie je enkele contractgegevens:

Controleer of je de juiste fiets voor je hebt en controleer met de rider of de gegevens kloppen van het contract. Dus "Klopt het dat u uw fiets least bij XXX? Klopt het dat uw contract rond YYY is gestart?". Indien dit klopt, ga je door met kiezen van het type werkbon:

1. Geplande onderhoudsbeurt: de rider heeft een bericht gekregen van Hellorider dat het tijd is voor onderhoud. Elk contract kent 3 onderhoudsbeurten. Bij een onderhoudsbeurt kun je ook nog kleine andere reparaties of vervangingen opvoeren.

2. Verzekerde schade: elke fiets is verzekerd tegen schade. Als een rider een ongeluk heeft gehad (eventueel met een betrokken derde partij, zoals een aanrijding) dan repareer jij de fiets en Hellorider claimt dit bij de verzekeraar. Gaat het om grote schade dan zal de werkbon altijd eerst goedgekeurd moeten worden. Door ons en de verzekeraar. Je voert dan dus alle werkzaamheden en te vervangen onderdelen in en stuurt de werkbon in. Soms wordt de fiets als total loss aangemerkt, dan ga je niet over tot reparatie en wordt het leasecontract ontbonden. Dit wordt bepaald door de verzekeraar.

3. Regulier (slijtage/garantie): hier binnen vallen alle overige reparaties. Nieuwe banden (of herstellen van banden), een onderdeel wat binnen (of buiten) de garantie kapot gaat, etc.

Na het kiezen van het type werkbon rest enkel nog de kilometerstand. Lees deze af en voer deze in. Het systeem controleert automatisch of de ingevoerde stand hoger is dan de laatst bekende stand. Mocht om welke reden dan ook deze lager zijn, dan waarschuwt het systeem je. Check nog een laatste keer de stand, als je zeker bent van je zaak kun je het vinkje zetten om toch door te gaan:

Klik nu op Werkbon aanmaken. De werkbon opent vanzelf, waarna je de werkbon kan gaan invullen.

Stap 2: De werkbon invullen

Afhankelijk van het type werkbon moet je verschillende gegevens opvoeren. Het kan ook zijn dat je het verkeerde type hebt gekozen of de verkeerde kilometerstand hebt ingevuld. Bovenin het scherm kun je deze altijd aanpassen:

De kern van de werkbon zijn de arbeids- en onderdelenregels. Deze maak je 1 voor 1 aan. Soms bevat een werkbon alleen arbeid, soms beide. Iedere arbeidsregel bestaat uit 4 velden:

• Type arbeid: ben je iets aan het vervangen, repareren of inspecteren. Vervangen is de arbeid die nodig is om een onderdeel te vervangen met een nieuw onderdeel. Repareren is de arbeid die nodig is om een onderdeel te herstellen. Inspecteren doe je wanneer je bijvoorveeld een schadegeval aan het onderzoeken bent om te achterhalen hoeveel tijd en onderdelen je nodig gaat hebben.

• Onderdeel: welke onderdeel van de fiets ben je mee bezig. Hiervoor gebruiken wij de DST categorieën die voor onderdelen worden gebruikt. Dit is een dropdown, waarin je heel eenvoudig typt. Je ziet dan alle resultaten binnen de verschillende hoofdcategorieën. Zo kan "accu" de batterij van een lamp zijn, maar uiteraard ook de e-bike accu (zie onderstaand voorbeeld).

• Reden: de reden voor de arbeid. Is dit garantiewerk (vergoed door leverancier), regulier werk (vergoed door de leasemaatschappij) of diefstal (vergoed door de verzekeraar). De reden diefstal gebruik je alleen als er een onderdeel van de fiets gestolen is. Een gestolen fiets komt uiteraard niet bij jou in de winkel ;)

• Minuten: hier vul je het daadwerkelijke aantal minuten in dat je nodig gaat hebben voor de verrichte arbeid. Hellorider heeft een automatisch systeem dat alle ingevoerde arbeidsregels met elkaar vergelijkt. Zo zien we wat het 'landelijk gemiddelde' is voor bepaalde taken. Indien we uitschieters waarnemen zullen we hier over met jou in discussie gaan. Wij geloven echter niet in 'vaste tarieven' voor bepaalde handelingen. Iedere fiets is namelijk anders.

De onderdelenregels werken vrijwel hetzelfde. Hier kies je echter eerst het Onderdeel van de fiets, daarna geef je de Beschrijving op (bijv. "Shimano Nexus 7 shifter"), wederom de Reden en je eindigt met de Prijs (exclusief BTW).

Beide type regels kun je na het aanmaken ook verwijderen (prullenbakje achter de regel) of bewerken (pennetje achter de regel). Wanneer je bewerkt zie je dat de velden een andere kleur krijgen. Klik op een veld en maak je bewerking. Klik daarna op het floppy icoon om deze verandering op te slaan!

Extra velden onder de regels:

• Indien je bij onderdelen aangeeft iets met een slot of accu te hebben gedaan, vragen we je om het nieuwe sleutelnummer of accu serienummer op te geven. Wij geven deze dan door aan de verzekeraar.

• Indien je iets hebt vervangen wat niet onder de garantie valt (niet wordt vergoed door de leverancier) dan vragen we je om een korte uitleg te geven waarom dit geen garantie betreft. Dit mag kort en bondig.

Dan zijn er nog aparte invoergebieden die je alleen ziet voor verzekerde schade of gepland onderhoud:

Gepland onderhoud

De onderhoudsbeurten houden we bij per fiets. Als je gepland onderhoud kiest als type, dan zie je de gebruikte en nog te gebruiken onderhoudsbeurten:

Klik op Selecteer om de juiste beurt te kiezen. Wij maken dan automatisch een arbeidsregel aan. Deze kun je niet aanpassen of verwijderen.

Verzekerde schade

In het geval van schade vragen we je de verzekeringsdetails in te vullen. Indien er een derde partij betrokken is hebben de rider gevraagd het Europees schadeformulier mee te nemen. Ook deze kun je hier uploaden. Is de rider deze vergeten? Vraag hem of haar deze naar ons te e-mailen:

Stap 3: De werkbon afronden

Indien je alles hebt ingevuld, rond je de werkbon af door Werkbon afronden te kiezen helemaal onderaan de pagina. Alle losse elementen op de werkbonpagina sla je steeds op door daar opslaan te kiezen. Je kunt de werkbon dus ook prima even laten liggen of zelf afsluiten en later weer openen. Pas als je alles hebt ingevuld hebt rond je de werkbon af. Hierna kun je namelijk ook niks meer aanpassen. De werkbon wordt of automatisch goedgekeurd of na controle door Hellorider goedgekeurd. Is er iets niet helemaal juist? Dan zet Hellorider de status terug op Aangemaakt en kun je aanpassingen maken. Hellorider zet onderaan in de Notities wat er niet klopt. Hier kun jijzelf ook notities maken. Daarmee houden we de communicatie mooi op één plek.

Stap 4: Werk uitvoeren en factuur aanvragen

Is de status Goedgekeurd? Dan kun je aan de slag. Is de status Wacht op goedkeuring? Wacht dan nog even. Je wilt niet iets vervangen waarvan de leasemaatschappij of Hellorider het niet nodig vindt (en dus ook niet gaat vergoeden). Als je het werk hebt uitgevoerd, dan open je de werkbon weer (Tip: schrijf het werkbonnummer op jouw reparatiekaart) en vraag je je jouw factuur aan. Merk je tijdens het werk dat je toch meer tijd of onderdelen nodig hebt? Neem contact op, dan kan Hellorider jouw werkbon 'vrijgeven' zodat je deze kunt updaten.

Hellorider zal de aanvraag een laatste maal controleren op basis van de werkbonregels. Als dit klopt dan wordt de werkbon afgerond en de factuur gegenereerd. Hellorider betaalt jou dan binnen 7 tot 12 dagen uit.