Zodra je in jullie werkgeversportaal bent ingelogd, zijn er nog maar een paar stappen om jullie vernieuwde fietsplan goed te lanceren.
Stap 1: Voeg een gebruiker toe.
- Hier kan je andere gebruikers toevoegen. Dit zijn andere collega’s die (ook) toegang moeten krijgen tot het werkgeversportaal. Zodra je toegang hebt gegeven, hebben je collega's ook alle rechten, zoals het aanpassen van de (budget) instellingen en bedrijfsvoorwaarden, het goedkeuren van offertes en het downloaden van de salarisexport.
Stap 2: Stel de standaard budgetinstellingen in
- Hier kan je de standaard budgetinstellingen aanpassen die gelden voor jullie organisatie. Betaal jij als werkgever de gehele maandelijkse leasebedragen, ga je geen werkgeversbijdrage doen, of ga je een gedeelte bijdragen als werkgever?
Zie hieronder wat de meeste werkgevers doen.
De meeste werkgevers kiezen dus voor een vaste bijdrage van 50 euro, alles boven deze 50 euro is voor rekening van de medewerker en wordt met het bruto salaris voor de duur vast de leaseperiode verlaagd. Een voorbeeld: de maandelijkse leasefactuur is 115 euro per maand, de werkgeversbijdrage is 50 euro. De medewerker betaald 65 euro uit zijn/haar brutosalaris en heeft hierover wel een bruto-netto voordeel over.
Daarnaast kan je een maximale leaseprijs (incl. btw) per maand instellen. Medewerkers kunnen dan geen fiets uitkiezen boven dit maandbedrag. De leaseprijzen kan je terugvinden in de online calculator van de leasemaatschappij via wie jullie leasen. Deze zijn te vinden op de websites van de leasemaatschappijen. De maximale leaseprijs incl. btw kan je terugvinden op de regel all-in leaseprijs nadat je de adviesprijs hebt ingevuld en bijvoorbeeld het merk Gazelle hebt aangeklikt.
Stap 3: Documenten uploaden
Er zijn 2 documenten die jullie specifiek kunnen maken voor jullie organisatie. De leasefietsregeling en het werknemersinformatiepakket. Deze documenten komen terug in het digitale proces voor de medewerker.
- Leasefietsregeling
Dit is een template die je als bedrijf kan gebruiken om een goede fietslease regeling te lanceren. In deze regeling staan onder andere zaken over (1) wie mag er mee doen (2) wat is de vergoeding vanuit de werkgever (3) wat gebeurt er als je uit dienst gaat en (4) hoe wordt er omgegaan met de reiskostenvergoeding qua herinvestering.
Zodra dit document door jullie is geüpload, zal de medewerker tijdens het bestellen akkoord moeten gaan met jullie regeling. Deze wordt nagestuurd naar de medewerker. Daarnaast zal een kopie worden opgeslagen bij de start van het contract in jullie eigen werkgeversportaal.
Wij adviseren om eerst dit document te uploaden voordat je het vernieuwde fietsplan communiceert aan de werknemers. Duidelijkheid over de afspraken en gevolgen van het leasen van een fiets is belangrijk!
- Werknemersinformatiepakket
Het informatiepakket is bedoeld als eerste introductie van jullie fietsplan en de leasemaatschappij heeft hier een template voor gemaakt. De medewerkers krijgen dit document te zien als bijlage van de uitnodigingsmail om de fiets te bestellen. Dit nadat ze zich hebben aangemeld via de publieke registratie pagina.
In het werkgeversportaal onder documenten zijn bij overige documenten vaak andere hulpdocumenten te vinden voor de aankondiging van jullie fietsplan of de inrichting in de salarisadministratie.
Stap 4: Voeg e-mail domeinen toe
Hier kan je jullie specifieke registratiepagina vinden. Een medewerker kan zichzelf hiermee uitnodigen/aanmelden om een fiets te bestellen. Plaats de link in combinatie met bijvoorbeeld het informatiepakket en fietsleaseregeling op jullie eigen intranet, zodat alle informatie beschikbaar is voor jullie medewerkers.
Wil je dat medewerkers alleen via een zakelijk e-mailadres een uitnodiging ontvangen, vul dan ook de domeinnaam in van jullie bedrijf als volgt: domeinnaam.nl. Het voordeel van het verspreiden van deze registratiepagina is dat medewerkers zichzelf kunnen uitnodigen. Je krijgt als werkgever een bericht zodra dit door een medewerker is gedaan. Wil je eerst een aanmelding beoordelen voordat die kan bestellen? Zet dan deze schuif aan
Stap 5: Configureer jouw maandelijkse rapportage
Wij generen op basis van de fietskeuze van de medewerker, de werkgeversbijdrage en eventueel het vastleggen van reisdagen met de fiets, een rapportage voor jullie salarisadministratie. Deze kan je aanzetten via de schuif periodieke rapportage.
Als je alleen de nieuw gestarte contracten of geëindigde contracten krijgen in jullie rapportage, dan kan je dit ook hier instellen.
De meeste organisaties verwerken de mutaties voor de salarissen 1 keer per maand en stellen de dag van de maand van ontvangst van de rapportage in tussen de 15de en 20ste van de maand.
Wil je dat jullie salarisadministratie dit rapport direct krijgt, voeg dan ook hier het e-mailadres in van de deze extra ontvanger. Jij als hoofdgebruiker krijgt deze rapportage ook altijd.
Naast de maandelijkse rapportage krijg je als gebruiker ook een bericht van een gestart contract. Hier staat ook alle informatie in voor de verwerking van het fietsleasecontract in de salarisadministratie.
Wil je dat de salarisadministratie of andere collega's ook deze berichten krijgen, dan kan je via instellingen- bedrijfsgegevens een additionele e-mailontvanger toevoegen.
Verwerking in de salarisadministratie.
Er zijn 2 mutaties die gedaan moeten worden. De bijtelling privégebruik (als rekencomponent) of bijtelling privégebruik fiets ad 7% van de fiscale waarde van de fiets. In onze rapportage kan je fiscale waarde en de maandelijkse bruto bijtelling vinden. Daarnaast voeg je een looncomponent inhouding (uitruil) van brutoloon toe. Dit is het leasebedrag per maand incl. btw -/- de werkgeversbijdrage. Beide laat je ingaan op de inzetdatum en voor de duur van 36 maanden.
Omdat er bijtelling van toepassing is, je de fiets ter beschikking stelt en er geen eigendomsoverdracht is naar de medewerker, valt dit buiten de vrije ruimte van de WKR.
Stap 6: Stel product uitsluitingen in
Hier kan je merken of categorieën fietsen uitsluiten. Standaard staat alles aan.
Stap 7: Gebruik fiets registreren
Wil je een afspraak maken met je medewerker over het gebruik van de leasefiets. Dan kan je die hier aanzetten. Dit wordt vooral gedaan als een medewerker een vaste netto reiskosten vergoeding krijgt onder de 214 dagen regeling. De medewerker krijgt dus elke maand eenzelfde vergoeding.
De medewerker geeft dan aan tijdens de bestelling hoe vaak de leasefiets gebruikt gaat worden voor woon-werk werk verkeer per week. Over deze dagen zal je geen onbelaste netto reiskosten meer kunnen vergoeden als werkgever. In de praktijk wordt deze inhouding wel weer teruggegeven aan de medewerker door de waarde (en hoogte) van deze inhouding als maandelijkse werkgeversbijdrage op de leasekosten in mindering te brengen. Hierdoor betaalt de medewerker minder leasekosten.
Op deze manier verminder je de administratieve lasten als werkgever bij medewerker die een onbelaste netto reiskosten vergoeding krijgen en stimuleer je de medewerker om de fiets te gaan gebruiken voor woon-werk verkeer. Wil de medewerker weten wat het effect hiervan is? Dan kan via de werknemerscalculator door de afspraak in te vullen bij Reiskosten meenemen in berekening
Let op: de afspraak moet wel realiteitswaarde blijven behouden. Bij verhuizing bijvoorbeeld of structurele afwijkingen gedurende een periode, zal dit aangepast moeten worden. Incidentele afwijkingen zijn toegestaan.
Lees meer hierover via: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2023/02/06/kamerbrief-over-toezegging-administratieve-lasten-fiets-van-de-zaak
Stap 8: Publiceer de publieke registratie pagina
Via een unieke publieke registratiepagina kunnen medewerkers die interesse hebben zichzelf aanmelden voor het fietsleaseplan. Deze link is te vinden via het tabblad dashboard.
Wil je snel alle instellingen inrichten van jullie werkgeversportaal, dan kan je ook de stap voor stap onboarding wizard gebruiken (te vinden midden in het scherm onder tabblad dashboard) of via het tabblad instellingen.
Stap 9: Organisaties die een goede introductie geven van de nieuwe arbeidsvoorwaarde fietslease doen het significant beter qua adoptie van het vernieuwde fietsplan. Vraag bij je leasemaatschappij naar de mogelijkheden voor een webinar, testevenement. Zelf kan je uiteraard iedereen bij elkaar roepen, alle communicatiekanalen gebruiken voor een goed introductie.