Stap voor stap uitleg over het aanmaken van een nieuw contract.
Om een nieuw contract aan te maken, ga je naar Contracten en kies je Contract toevoegen.
-
De eerste stap is de klant kiezen. Zodra je dit doet zie je dat de budgetmodus en het maximale budget wordt overgenomen van de klantkaart op het contract.
-
Vul alle gegevens in. Je kunt uiteraard ook de budgetmodus en het maximale budget nog aanpassen.
-
De Referentie en Gebruikersreferentie zijn bij het aanmaken nog niet verplicht. De referentie is verplicht voordat je de bestelling op het contract goedkeurt. De Gebruikersreferentie is nooit verplicht. De referentie ga je terug zien op de facturen die Hellorider gaat sturen. Beide referenties zijn handig, omdat je er op kunt zoeken in het contractoverzicht. Gebruik voor deze velden bijvoorbeeld de referenties uit je eigen ERP / contractsysteem.
-
De Verloopdatum uitnodiging staat standaard op twee weken, maar kun je zelf aanpassen. Dit is een veiligheidsmechanisme. Na het verstrijken van deze datum vervalt de uitnodiging en moet je een nieuw contract aanmaken om de werknemer opnieuw uit te nodigen.
-
De Voornaam, Achternaam, E-mail en Telefoon velden zijn belangrijk om goed te controleren op juiste invoer. De werknemer kan deze niet zelf aanpassen bij het bestellen, wederom om te voorkomen dat een derde de uitnodiging abusievelijk
-
Indien je klaar bent kiest je Opslaan en terug naar overzicht of Opslaan en nieuwe aanmaken indien je nog een contract wilt aanmaken voor deze klant.
Zodra het contract opslaat is de status van het contract Aangemaakt. Vrijwel direct daarna verandert deze naar Uitgenodigd. Dit betekent dat e-mail daadwerkelijk is verstuurd.